E-Rechnungspflicht für Markant-Lieferanten: Was ab 2027 gilt — und wie Sie jetzt umstellen

Die gesetzlichen Fristen im Überblick

Die Pflicht zur E-Rechnung kommt in Deutschland stufenweise:

• Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische B2B-Unternehmen E-Rechnungen empfangen können.
• Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz ihre B2B-Rechnungen als E-Rechnung ausstellen.
• Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Ausstellungspflicht für alle Unternehmen, unabhängig vom Umsatz.

Ab dem jeweiligen Stichtag sind Papier- und PDF-Rechnungen keine ordnungsgemäßen Rechnungen im Sinne des Umsatzsteuergesetzes mehr. Das hat direkte Folgen für den Vorsteuerabzug Ihrer Abnehmer: Erhalten sie statt einer E-Rechnung ein einfaches PDF, kann der Vorsteuerabzug gefährdet sein — ein Grund, warum Handelspartner wie Markant zunehmend auf korrekten Formaten bestehen, unabhängig vom gesetzlichen Stichtag.

Was als E-Rechnung gilt — und was nicht

Der Gesetzgeber definiert die E-Rechnung nicht über das Dateiformat, sondern über die europäische Norm EN 16931: Eine E-Rechnung muss strukturierte, maschinenlesbare Daten enthalten, die automatisiert verarbeitet werden können. Zwei Formate erfüllen diese Norm in Deutschland:

• XRechnung: ein reines XML-Format, ausschließlich maschinenlesbar.
• ZUGFeRD: ein Hybridformat aus PDF (für Menschen lesbar) und eingebettetem XML (für die maschinelle Verarbeitung).

Ein einfaches PDF ohne eingebettete strukturierte Daten ist dagegen keine E-Rechnung — auch wenn es inhaltlich alle Angaben einer Rechnung enthält. Das ist der Punkt, an dem viele Lieferanten heute noch scheitern: Ihr PDF sieht aus wie eine Rechnung, erfüllt aber nicht die gesetzliche Definition.

Für Sie als Lieferant ändert sich dadurch, wie eine Rechnung entsteht: Statt ein Dokument zu gestalten und als PDF zu speichern, müssen die Rechnungsdaten von Anfang an strukturiert vorliegen — Rechnungsnummer, Steuerbeträge, Positionen, Referenzen, alles in klar definierten Datenfeldern statt in freiem Text. Genau diese Struktur ist es auch, die Markant für die Zentralregulierung benötigt, weshalb sich gesetzliche E-Rechnung und Markants Formatvorgaben in der Praxis stark überschneiden.

Die Besonderheit bei Markant: Zentralregulierung und EDI

Für Lieferanten, die über Markant abrechnen, kommt eine zweite Ebene hinzu. Markant tritt als Zentralregulierer auf: Rechnungen laufen nicht direkt zwischen Lieferant und Handelspartner (z. B. Famila oder Citti), sondern zentral bei Markant auf, werden dort geprüft, reguliert und gegen die Konditionen der Handelspartner abgeglichen.

Technisch bedeutet das: Rechnungen werden nicht als PDF oder E-Mail-Anhang verschickt, sondern als strukturierte Daten per EDI (Electronic Data Interchange) übertragen — häufig im INVOIC-Format nach EDIFACT. Markant und die angeschlossenen Handelspartner geben dabei eigene Formatvorgaben vor: welche Felder Pflicht sind, wie Artikel- und Kundennummern referenziert werden, welche Struktur die Übermittlung hat.

Wichtig zu wissen: EDI-Verfahren bleiben auch nach 2027/2028 zulässig — vorausgesetzt, die übermittelten Daten erfüllen inhaltlich die gesetzlichen Anforderungen an eine E-Rechnung nach EN 16931. Die gesetzliche Pflicht und Markants EDI-Anforderung schließen sich also nicht aus, sie müssen nur gemeinsam gedacht werden.

In der Praxis scheitern Übermittlungen an Markant meist an denselben Stellen: falsch referenzierte Artikel- oder Kundennummern, fehlende Pflichtfelder, abweichende Mengen- oder Preisangaben zwischen Bestellung und Rechnung oder eine Struktur, die nicht exakt dem verlangten Format entspricht. Jede dieser Abweichungen kann dazu führen, dass eine Rechnung von Markant zurückgewiesen oder zur Klärung zurückgestellt wird — mit entsprechender Verzögerung bei der Zahlung.

Drei Wege für Lieferanten

Als Lieferant, der über Markant abrechnet, haben Sie im Kern drei Optionen:

1. Eigene EDI-Anbindung aufbauen

Sie richten eine eigene EDI-Schnittstelle zu Markant ein — entweder über einen EDI-Dienstleister oder mit eigener IT. Das gibt Ihnen volle Kontrolle, ist aber ein eigenes Projekt: Entwicklungskosten im mittleren bis hohen vierstelligen Bereich, Mapping-Aufwand für jedes Format, laufende Wartung bei Änderungen an den Vorgaben.

2. Manuell weitermachen

Rechnungen weiterhin von Hand oder per PDF erstellen. Das funktioniert nur so lange, wie Ihre Handelspartner es akzeptieren — und wird mit den gesetzlichen Fristen 2027/2028 zunehmend unzulässig. Zusätzlich bleibt das Verfahren fehleranfällig: Jede Abweichung von Markants Formatvorgaben kann zu zurückgewiesenen oder verzögerten Rechnungen führen, mit direkter Wirkung auf Ihre Liquidität.

3. Automatisierte Lösung wie ATN

ATN übernimmt die EDI-Anbindung an Markant für Sie: Verkaufszahlen kommen automatisch von Ihren Abnehmern, ATN erstellt daraus Markant-konforme E-Rechnungen (ZUGFeRD/XRechnung) und übermittelt sie automatisch. Sie brauchen keine eigene EDI-Infrastruktur und kein IT-Projekt. Die Lösung kostet 199 € im Monat zzgl. USt., ohne Einrichtungskosten. Markant ist dabei nicht der einzige mögliche Abrechnungsweg — ATN bildet ebenso die Vorgaben weiterer Handelspartner ab, wenn Sie an mehrere große Abnehmer liefern.

Welcher Weg sich lohnt, hängt von Ihrem Volumen und Ihrer IT-Ausstattung ab. Ein Anhaltspunkt zur Einordnung: Eine eigene EDI-Anbindung verursacht neben der Erstentwicklung laufende Kosten für Wartung, Formatänderungen und Support — Beträge, die sich über die Zeit leicht summieren, unabhängig davon, wie viele Rechnungen tatsächlich verarbeitet werden. Eine manuelle Lösung wiederum bindet Personalzeit, die mit steigendem Rechnungsvolumen proportional mitwächst, und bleibt zusätzlich fehleranfällig. Für die meisten Lieferanten ist der Aufbau einer eigenen EDI-Anbindung angesichts der laufenden Kosten und des Wartungsaufwands wirtschaftlich schwer zu rechtfertigen, wenn eine spezialisierte Lösung dieselbe Funktion für einen planbaren monatlichen Betrag übernimmt.

Checkliste: Sind Sie vorbereitet?

Beantworten Sie sich ehrlich die folgenden Fragen:

• Lag Ihr Vorjahresumsatz über 800.000 €? Dann betrifft Sie die Ausstellungspflicht bereits ab 2027, nicht erst 2028.
• Erstellen Sie Ihre Rechnungen an Markant-Handelspartner heute noch als PDF oder auf Papier?
• Haben Sie eine eigene EDI-Anbindung an Markant — und wissen Sie, was deren laufende Wartung kostet?
• Wurde in den letzten Monaten eine Ihrer Rechnungen wegen eines Formatfehlers zurückgewiesen oder verzögert?
• Wissen Sie, wer in Ihrem Unternehmen im Fall einer Formatänderung bei Markant zuständig wäre?
• Möchten Sie die Umstellung jetzt einplanen oder erst 2027 unter Zeitdruck reagieren?

Je mehr dieser Fragen Sie mit „Ja, betrifft uns“ oder „Nein, keine Ahnung“ beantworten, desto größer ist der Handlungsbedarf — und desto eher lohnt sich eine automatisierte Lösung.

Fazit

Die gesetzliche E-Rechnungspflicht und Markants Formatvorgaben sind zwei getrennte Anforderungen, die sich in der Praxis überschneiden — wer eine EN-16931-konforme E-Rechnung per EDI an Markant übermittelt, erfüllt in aller Regel beide Seiten gleichzeitig. Entscheidend ist, den Aufwand dafür nicht erst 2027 anzugehen, sondern jetzt zu klären, ob Sie eine eigene EDI-Anbindung aufbauen, weiter manuell arbeiten oder eine automatisierte Lösung nutzen wollen.