Eigene EDI-Anbindung oder Dienstleister: Was der Anschluss an den Handel wirklich kostet

• Erstanbindung je Handelspartner. Zugang einrichten, Testphase durchlaufen, Freigabe erhalten. Fällt pro Handelspartner erneut an, nicht einmalig.
• Mapping je Nachricht und Subset. Ihre Rechnungsdaten müssen in die erwartete Struktur überführt werden — und zwar nach der Anwendungsempfehlung des jeweiligen Handelspartners, nicht nur nach dem Standard.
• Betrieb der Übertragung. Verbindung, Zertifikate, Überwachung. Kein großer Posten, aber ein dauerhafter.
• Pflege bei Änderungen. Neue Formatversion, geänderte Pflichtfelder, neue Standorte und Nummernkreise. Das kommt nicht einmal, sondern immer wieder.
• Fehlerbehandlung im Tagesgeschäft. Jemand muss merken, dass eine Nachricht nicht angenommen wurde, die Ursache finden und nachliefern.
• Personengebundenes Wissen. Der teuerste und unsichtbarste Posten: Wenn nur eine Person weiß, wie das Mapping funktioniert, ist deren Abwesenheit ein Betriebsrisiko.

Die stille Annahme hinter „wir bauen das einmal selbst“ lautet, dass die Anbindung danach steht. Für einen Handelspartner mag das aufgehen. Der zweite bringt ein eigenes Subset mit, eigene Pflichtfelder und eigene Standort-GLN. Der dritte ebenso. Der Aufwand skaliert nicht mit Ihrem Umsatz, sondern mit der Zahl Ihrer Abnehmer — und jeder zusätzliche verlängert auch die Liste dessen, was künftig gepflegt werden muss.

Genau deshalb ist die entscheidende Frage nicht „Was kostet die Anbindung?“, sondern „Was kostet sie über fünf Jahre, bei der Zahl von Abnehmern, die wir dann haben?“

Zwischen „alles selbst bauen“ und „weiter manuell abrechnen“ liegt die Variante, die Anbindung gar nicht erst zu besitzen: eine Lösung nutzen, die den Übertragungsweg bereits hat und die Anforderungen je Handelspartner als gepflegtes Regelwerk mitbringt. Der Unterschied zur Eigenentwicklung ist nicht in erster Linie der Preis, sondern die Verlagerung der Daueraufgabe. Ändert der Handelspartner etwas, ist das dann nicht Ihr Ticket.

Die manuelle Variante wiederum funktioniert genau so lange, wie Ihre Handelspartner sie akzeptieren — und sie bindet Personalzeit, die proportional zum Rechnungsvolumen mitwächst, bei gleichbleibender Fehleranfälligkeit.

Stellen Sie beide Wege auf dieselbe Grundlage, sonst vergleichen Sie eine Einmalzahlung mit einer laufenden Gebühr und kommen zwangsläufig zum falschen Ergebnis:

• Rechnen Sie über einen Zeitraum von mindestens drei bis fünf Jahren, nicht über das erste Jahr.
• Nehmen Sie die Zahl der Handelspartner an, die Sie am Ende dieses Zeitraums erwarten — nicht die heutige.
• Setzen Sie interne Personalzeit mit einem realistischen Stundensatz an, auch wenn sie in keiner Rechnung auftaucht.
• Bewerten Sie das Risiko: Was kostet es, wenn Rechnungen zwei Wochen liegen bleiben, weil eine Formatänderung übersehen wurde?

Für Lieferanten mit wenigen Abnehmern und eigener IT-Mannschaft kann die Eigenentwicklung aufgehen. Für alle anderen ist der ausschlaggebende Punkt selten der Anschaffungspreis, sondern die Frage, wer die Pflege trägt.