GLN und GTIN auf der Rechnung: Warum Nummern über Zahlung oder Klärfall entscheiden

Beide Kennungen stammen aus dem GS1-System, dem weltweiten Standard für Identifikation im Handel. Sie beantworten unterschiedliche Fragen, werden aber regelmäßig verwechselt.

• GTIN (Global Trade Item Number) identifiziert den Artikel. Es ist die Nummer, die als Strichcode auf der Verpackung steht — früher als EAN bekannt. Sie beantwortet: Welches Produkt wird abgerechnet?
• GLN (Global Location Number) identifiziert eine Firma oder einen Standort. Sie beantwortet: Wer liefert, wer bestellt, wohin wurde geliefert, an wen geht die Rechnung?

Der entscheidende Unterschied zur Praxis in vielen Warenwirtschaften: Ihre interne Artikelnummer und Ihr Firmenname reichen nicht. Der Handelspartner ordnet nicht über Text zu, sondern über diese Nummern — und zwar über die, die in seinen Stammdaten hinterlegt sind.

Die häufigste Fehlvorstellung ist, dass ein Unternehmen genau eine GLN besitzt. Tatsächlich bekommt in aller Regel jede wirtschaftlich oder logistisch eigenständige Einheit eine eigene: die Zentrale, das einzelne Lager, der einzelne Markt, die Rechnungsstelle. Genau deshalb kann eine Rechnung formal fehlerfrei sein und trotzdem scheitern — weil die GLN der Filiale eingetragen wurde, wo die des Zentralregulierers stehen müsste, oder umgekehrt.

In einer Handelsrechnung werden typischerweise mehrere Rollen sauber getrennt, und jede trägt ihre eigene GLN:

• Lieferant — Sie, als Absender der Rechnung.
• Käufer — die Einheit, die bestellt hat.
• Warenempfänger — der Standort, an den tatsächlich geliefert wurde. Oft ein anderer als der Käufer.
• Rechnungsempfänger — die Stelle, die zahlt. Bei Zentralregulierung ist das nicht das Handelsunternehmen, sondern der Regulierer.

In EDIFACT-Nachrichten werden diese Rollen über NAD-Segmente mit dem jeweiligen Qualifier abgebildet, die Artikelkennung läuft über das LIN-Segment. In den EN-16931-Formaten ZUGFeRD und XRechnung gibt es dafür ebenso definierte Felder. Die Technik unterscheidet sich, die Logik ist dieselbe.

• Eigene Artikelnummer statt GTIN. Die Rechnung nennt Ihre interne Nummer, der Handelspartner kennt nur die GTIN oder seine eigene Listungsnummer. Die Position lässt sich nicht zuordnen.
• GTIN der falschen Verpackungsebene. Einzelstück, Umkarton und Palette haben unterschiedliche GTIN. Fakturieren Sie die Verbrauchereinheit, wo die Handelseinheit bestellt wurde, stimmen Menge und Preis nicht mehr mit der Bestellung überein.
• Rollen vertauscht. Warenempfänger und Rechnungsempfänger tragen dieselbe GLN, obwohl es verschiedene Stellen sind — klassisch bei Zentralregulierung.
• Veraltete Nummern. Nach Umfirmierung, Filialschließung oder Sortimentswechsel bleiben alte GLN und GTIN in Ihren Stammdaten stehen. Der Handelspartner hat sie längst deaktiviert.
• Fehlende Bestellreferenz. Die Nummern stimmen, aber ohne die Bestellnummer kann die Rechnung nicht dem Vorgang zugeordnet werden und fällt trotzdem in die manuelle Klärung.

Ihre eigene GLN und Ihre GTIN beziehen Sie über GS1 Germany; sie hängen an Ihrem Unternehmen und Ihrem Sortiment. Die GLN Ihrer Handelspartner und deren Standorte bekommen Sie dagegen von den Handelspartnern selbst — üblicherweise im Rahmen der Lieferantenanbindung, zusammen mit den Formatvorgaben. Welche Nummer an welche Stelle gehört, steht in genau diesen Unterlagen.

Was dort nicht steht: welche Kombination in der Praxis durchläuft. Das zeigt erst der reale Abrechnungsbetrieb. Deshalb ist der Aufwand bei der ersten Anbindung selten das Problem — sondern das Nachziehen, wenn ein Handelspartner Standorte umstellt oder Nummernkreise ändert.

Für einen Lieferanten mit wenigen Artikeln und einem Abnehmer ist die Nummernpflege in einer Tabelle beherrschbar. Mit jedem weiteren Handelspartner vervielfacht sie sich: Jeder bringt eigene Standort-GLN mit, eigene Listungsnummern, eigene Regeln, welche Ebene fakturiert wird. Ab diesem Punkt ist die Zuordnung keine Fleißaufgabe mehr, sondern ein System — und jede Handpflege ist eine Fehlerquelle mit direkter Wirkung auf Ihre Liquidität.