ZUGFeRD oder XRechnung: Welches E-Rechnungsformat wann gilt

Der Gesetzgeber definiert die E-Rechnung nicht über eine Dateiendung, sondern über die europäische Norm EN 16931. Sie legt fest, welche Angaben eine Rechnung enthalten muss und wie sie strukturiert sein müssen, damit sie automatisiert verarbeitet werden kann. Ein PDF ohne eingebettete strukturierte Daten erfüllt das nicht — auch dann nicht, wenn inhaltlich alles darauf steht.

ZUGFeRD und XRechnung sind zwei Wege, diese Norm zu erfüllen. Beide sind gleichwertig zulässig.

• XRechnung ist ein reines XML-Format. Maschinenlesbar, ohne Darstellung für Menschen. Wer es öffnen will, braucht einen Viewer.
• ZUGFeRD ist ein Hybridformat: ein PDF, in das die strukturierten Daten als XML eingebettet sind. Menschen sehen die gewohnte Rechnung, Systeme lesen das XML.

Praktisch heißt das: ZUGFeRD ist bequemer, wenn auf der Empfängerseite auch Menschen mit der Rechnung arbeiten. XRechnung ist schlanker, wenn ohnehin nur Maschinen zugreifen. An der Prüfbarkeit ändert das nichts — die geprüften Inhalte sind in beiden Fällen dieselben.

XRechnung ist der Standard im Geschäft mit öffentlichen Auftraggebern; wer an Bund, Länder oder Kommunen liefert, kommt daran in der Regel nicht vorbei. Im rein privaten B2B-Geschäft gibt es keine solche Vorgabe — dort entscheidet der Empfänger, und viele akzeptieren beides.

Im Handel liegt der Fall anders, und das ist der Punkt, an dem die Formatdiskussion oft in die falsche Richtung läuft: Große Handelsgruppen und Zentralregulierer erwarten die Rechnung meist gar nicht als ZUGFeRD oder XRechnung, sondern als EDI-Nachricht in ihrem eigenen Subset. Auch das ist zulässig, solange die übermittelten Daten die Anforderungen an eine E-Rechnung inhaltlich erfüllen.

Wenn Sie an große Handelspartner liefern, ist die Wahl zwischen ZUGFeRD und XRechnung selten Ihr eigentliches Problem. Beide Formate bekommen Sie heute aus nahezu jeder Rechnungssoftware. Was Sie daraus nicht bekommen, ist die Erfüllung dessen, was Ihr Abnehmer darüber hinaus verlangt: seine Pflichtfelder, seine Referenzlogik über GTIN und GLN, seinen Übermittlungsweg.

Eine formal einwandfreie XRechnung mit der falschen Artikelreferenz ist für den Handelspartner genauso unbrauchbar wie ein PDF. Die Formatfrage ist die Pflicht — die Anforderungen des Empfängers sind die Kür, und ohne die Kür wird nicht bezahlt.

• Sie müssen nicht sich für ein Format entscheiden, sondern klären, was jeder Ihrer Empfänger erwartet. Bei mehreren Abnehmern ist das oft mehr als eine Antwort.
• Sie müssen sicherstellen, dass Ihre Rechnungsdaten von Anfang an strukturiert vorliegen — Positionen, Steuerbeträge, Referenzen in klar definierten Feldern statt in freiem Text.
• Sie müssen nicht zwei getrennte Prozesse für „Gesetz“ und „Handelspartner“ aufbauen. Eine Rechnung kann beides zugleich erfüllen.