EDI und SAP: Wann Sie eine Schnittstelle brauchen — und wann nicht
Wenn ein Handelspartner EDI verlangt und im Haus SAP läuft, wird daraus fast automatisch ein IT-Projekt: Welches Modul, welche Middleware, wer macht das Customizing. Das ist ein berechtigter Weg — aber nicht der einzige, und für die Rechnungsstellung an Handelspartner oft nicht der naheliegendste.
Die drei üblichen Wege
EDI im SAP-System selbst. Die Nachrichten werden über die SAP-eigenen Mechanismen erzeugt und über einen Konverter nach außen gegeben. Der Datenfluss bleibt vollständig im System, dafür braucht jede neue Format-Anforderung Customizing und einen Entwicklungszyklus.
Middleware zwischen SAP und Handelspartner. Eine Integrationsschicht übernimmt die Umsetzung in das jeweilige Subset. Flexibler bei vielen unterschiedlichen Partnern, aber ein zusätzliches System, das betrieben, aktualisiert und beherrscht werden muss.
Externer Dienst ohne SAP-Berührung. Die Rechnung entsteht außerhalb des ERP aus den Daten, die ohnehin vorliegen. Kein Customizing, kein Transportauftrag, keine Abhängigkeit vom SAP-Releasestand.
Warum der dritte Weg bei Handelsrechnungen oft passt
Der entscheidende Punkt wird meist übersehen: Bei der Abrechnung mit Handelspartnern entstehen die Daten, aus denen die Rechnung gebaut wird, gar nicht in Ihrem ERP. Sie kommen von Ihren Abnehmern — als gemeldete Verkaufszahlen. Eine Schnittstelle zu SAP würde also Daten abholen, die für diesen Zweck an anderer Stelle bereits vorliegen.
Das ist nicht in jedem Szenario so. Wer klassisch nach eigener Auftragslage fakturiert, braucht die Auftragsdaten aus dem ERP. Wer aber über Verkaufsmeldungen oder eine Zentralregulierung abrechnet, kann die Rechnung vollständig aus den eingehenden Daten erzeugen — und spart sich das Integrationsprojekt.
Was der Verzicht auf die Schnittstelle bedeutet
Ehrlich benannt hat der Weg ohne ERP-Anbindung Vor- und Nachteile:
Dafür spricht: kein Customizing, keine Abhängigkeit vom SAP-Releasezyklus, keine interne IT-Kapazität nötig, und Änderungen an den Anforderungen des Handelspartners treffen nicht Ihr Kernsystem.
Dagegen spricht: Die Rechnungen entstehen außerhalb des ERP, also brauchen Sie einen Weg, sie für Buchhaltung und Archivierung dorthin zurückzubringen — in der Praxis über Export oder die Ablage beim Steuerberater.
Für viele Lieferanten ist das ein guter Tausch: Der Aufwand verschiebt sich von einem einmaligen, teuren Projekt plus dauerhafter Pflege hin zu einem geregelten Datenabgleich.
Wie Sie entscheiden
Drei Fragen führen meist zur Antwort:
Woher stammen die Daten für Ihre Handelsrechnungen — aus Ihrem ERP oder aus Meldungen Ihrer Abnehmer?
Haben Sie interne SAP-Kapazität, die für die Pflege der Formate dauerhaft zur Verfügung steht?
Wie viele Handelspartner mit je eigenen Anforderungen kommen in den nächsten Jahren dazu?
Kommen die Daten von außen, fehlt interne Kapazität und wächst die Zahl der Abnehmer, spricht wenig für ein SAP-Integrationsprojekt und viel für einen Dienst, der die Anforderungen als gepflegtes Regelwerk mitbringt.
Rechnungen an Handelspartner, ohne ERP-Projekt
ATN braucht keine Schnittstelle zu SAP oder einer anderen Warenwirtschaft. Die Verkaufsdaten kommen von Ihren Abnehmern, die Rechnung entsteht daraus und wird per EDI übermittelt. Wie die Anbindung funktioniert — 199 € im Monat, keine Einrichtungskosten.