Brauche ich als Lieferant einen EDI-Dienstleister?

Der Begriff ist unscharf, weil sehr unterschiedliche Leistungen darunter laufen. Im Kern geht es um vier Dinge, und es lohnt sich, bei jedem Angebot zu prüfen, welche davon enthalten sind:

• Den Übertragungsweg. Die technische Verbindung zum Handelspartner oder dessen Zentralregulierer, inklusive Zugang, Zertifikaten und Überwachung.
• Das Mapping. Die Übersetzung Ihrer Rechnungsdaten in die Nachrichtenstruktur, die Ihr Abnehmer erwartet — nach dessen Anwendungsempfehlung, nicht nur nach dem allgemeinen Standard.
• Die Stammdaten-Logik. Welche GTIN, welche GLN, welche Referenz an welche Stelle gehört. Hier entscheidet sich, ob eine Rechnung automatisch zugeordnet wird.
• Die Pflege. Was passiert, wenn der Handelspartner Formatversion, Pflichtfelder oder Nummernkreise ändert. Das ist der Posten, der über Jahre am teuersten wird und in Angeboten am seltensten klar benannt ist.

Ein Anbieter, der nur den Übertragungsweg stellt, löst Ihr Problem zur Hälfte. Die Rechnungen kommen dann zwar an, werden aber trotzdem zurückgewiesen, wenn Mapping und Referenzen nicht stimmen.

Es gibt Fälle, in denen sich der eigene Aufbau rechnet: Sie haben eine IT-Mannschaft, die EDI ohnehin für andere Prozesse betreibt, Sie beliefern wenige Handelspartner mit stabilen Anforderungen, und es gibt jemanden, der zuständig bleibt, wenn sich etwas ändert. Dann ist eine eigene Anbindung planbar und Sie behalten volle Kontrolle.

Der Punkt, an dem diese Rechnung kippt, ist selten die Erstanbindung. Es ist der zweite und dritte Handelspartner — jeder mit eigenem Subset, eigenen Pflichtfeldern und eigenen Standortnummern. Der Aufwand skaliert nicht mit Ihrem Umsatz, sondern mit der Zahl Ihrer Abnehmer.

Eigene EDI-Anbindung. Volle Kontrolle, dafür Entwicklungs- und Mapping-Aufwand je Handelspartner sowie dauerhafte Zuständigkeit für Änderungen. Sinnvoll bei vorhandener IT und wenigen, stabilen Abnehmern.

Web-EDI-Portal. Sie erfassen die Rechnung in einer Weboberfläche, das Portal macht daraus die EDI-Nachricht. Keine eigene Infrastruktur nötig, die Formatanforderungen sind zuverlässig erfüllt — aber der Aufwand fällt pro Rechnung an und wächst mit dem Volumen. Für wenige Rechnungen im Monat gut, für hunderte nicht.

Spezialisierter Dienst. Die Rechnung entsteht automatisch aus vorhandenen Daten und wird übermittelt, ohne dass jemand etwas erfasst. Der Aufwand bleibt unabhängig vom Volumen gleich. Der Preis dafür ist weniger Flexibilität: Ein spezialisierter Dienst deckt einen bestimmten Anwendungsfall ab, nicht jeden denkbaren.

• Es benennt, wer die Anforderungen des Handelspartners pflegt — und was passiert, wenn dieser sie ändert.
• Es sagt, was ein zusätzlicher Handelspartner kostet. Wenn das offen bleibt, ist es der Posten, der später wehtut.
• Es unterscheidet zwischen Übertragung und Inhalt. Wer nur „EDI-Anbindung“ verspricht, meint oft nur die Leitung.
• Es zeigt, wie Rückweisungen sichtbar werden. Eine Rechnung, die niemand ankommen sieht, fehlt Ihnen erst beim Zahlungseingang auf.
• Es nennt einen Preis, der nicht mit Ihrem Rechnungsvolumen mitwächst — sonst zahlen Sie den Erfolg Ihres Geschäfts an die Schnittstelle.

„Brauche ich einen EDI-Dienstleister?“ ist selten wirklich eine Frage nach Technik. Sie ist eine Frage danach, wer in zwei Jahren zuständig ist, wenn ein Handelspartner etwas umstellt und die Rechnungen liegen bleiben. Wenn Sie darauf im eigenen Haus keine überzeugende Antwort haben, ist das das eigentliche Argument — nicht der Aufwand für die erste Anbindung.